Chapitres de l'Internet Society 

Financement des Événements

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Des chapitres actifs et dynamiques sont un atout important et stratégique pour l’Internet Society.  L’initiative de financement des événements de l’Internet Society soutient donc des activités locales bien structurées qu’organisent les chapitres locaux de manière à revigorer les membres, ce qui est essentiel à l’atteinte des objectifs et de la mission de l’Internet Society.

L’une des clés de la durabilité d’un chapitre local repose dans sa capacité à recruter et à trouver des bénévoles.  L’objectif de ce programme est donc d’offrir aux chapitres locaux un moyen de s’ouvrir à leurs membres actuels, mais aussi aux nouveaux membres. Il permet également d’offrir des occasions d’apprendre et de faire du réseautage. Enfin, ce programme permet de faire connaître l’Internet Society et les chapitres locaux dans leurs communautés.

Bien qu’on attende des chapitres locaux de trouver leur propre source de financement comme décrit dans Politiques et procédures pour la mise en place de nouveaux chapitres locaux, les moyens financiers et matériels font souvent défaut à ces derniers et ce, en dépit d’efforts intenses pour trouver un financement avec les cotisations des membres et des mécènes.  Cette initiative a pour but d’aider les chapitres annuellement (par année civile) en leur offrant un petit soutien financier permettant de lancer un programme d’événements (plutôt que des réunions ordinaires).

Objectifs du programme

Les objectifs de ce programme sont les suivants :

• Offrir aux chapitres un moyen d’obtenir un financement afin d’organiser des « événements » ayant pour objectif explicite le recrutement et/ou la fidélisation des membres.
• Renforcer l’impact des initiatives et des activités internationales de l’Internet Society en stimulant une activité locale qui complète ces dernières.  Ceci promeut une plus grande synergie et un meilleur alignement sur les activités qu’exerce l’Internet Society au niveau mondial, et renforce ainsi l’impact mondial de notre collaboration à notre mission collective.
• Motiver les membres et les délégués d’un chapitre autour d’une activité commune et, par là, revitaliser le chapitre.
• Aider à identifier de nouveaux leaders qui peuvent se charger de l’organisation de l’événement.
• Offrir au chapitre une occasion de lever des fonds.
• Aider à développer de nouveaux partenariats et relations au niveau local, ou aider à renforcer ceux qui existent déjà.
• Faire office de catalyseur pour permettre aux chapitres d’entreprendre d’autres activités.
• Aider les chapitres à rester visibles dans la communauté.

Les fonds obtenus à travers ce processus aideront les chapitres à organiser (au moins) un événement par année civile. 
Les événements proposés doivent répondre aux besoins du chapitre et être en accord avec les principes et objectifs de l’Internet Society. Les événements doivent en outre être compatibles avec une (ou plusieurs) des initiatives stratégiques de l’Internet Society ou s’inscrire dans les activités actuelles de politique et d’éducation décrites sur www.isoc.org/pubpolpillar/ et www.isoc.org/educpillar.

Contexte

En général, les chapitres tiennent deux types de reunion:

• Le premier type de réunion est la réunion régulière des membres : elle permet aux membres de faire du réseautage et d’échanger des informations, mais elle permet également de procéder à des actions ordinaires dans le chapitre (élections, compte-rendus d’activité, présentation de nouveaux membres, etc.).
• Le deuxième type de réunion, appelé « événement » (conférences, séminaires, ateliers) se tient en général de manière irrégulière, souvent annuellement.  Ces événements ont tendance à être ouverts (et annoncés) aux membres et à une plus grande communauté, ou même au grand public, et sont conçus pour promouvoir la mission de l’organisation dans les domaines de la politique et/ou de l’éducation et souvent – c’est très important – de la levée de fonds pour les activités du chapitre.

Le programme Financement des événements vise à financer les « événements » (tels que définis ci-dessus) plutôt que de financer les réunions ordinaires des chapitres. Il faut cependant reconnaître qu’il n’est pas toujours facile de faire la distinction, les réunions se tiennent donc souvent comme « événements ». Par conséquent, cette distinction est faite comme référence, mais il appartient aux gestionnaires du programme, en consultation avec le chapitre, de prendre la décision finale quant à la nature de la réunion.  La ventilation de l’utilisation à faire des fonds mis à disposition est clarifiée à la section intitulée « Financement ». 
Les fonds des chapitres proviennent de multiples sources au sein des chapitres et peuvent comprendre des sources telles que les dons en nature, les cotisations du chapitre (si demandées) et les dons de mécénat levés auprès d’entreprises locales, des pouvoirs publics et des institutions. Le document préliminaire Guide pour lever des fonds pour les événements au moyen du mécénat (PDF), préparé par Kevin Craemer, de l’Internet Society, peut s’avérer utile pour les personnes chargées de la planification des événements. Ce document est une ébauche issue du Guide à l’usage des chapitres.

Critères d’éligibilité

Le programme est ouvert à tous les chapitres répondant aux critères suivants :

• L’événement doit être aligné sur les objectifs et la mission de l’Internet Society.
• Quand c’est possible, l’événement devrait être ouvert au public.
• Le chapitre ne doit pas encore avoir utilisé l’ensemble des 2000 USD de financement d’événement disponibles au cours de l’année civile.  (Il est possible de bénéficier d’un financement pour une série de petits événements de moins de 2000 USD de financement chacun, la somme totale ne doit cependant jamais dépasser 2000 USD par an).
• Les demandeurs ne doivent pas avoir bénéficié d’un financement pour le même événement dans le cadre du Programme de subvention communautaire ni de tout autre programme de l’Internet Society.

Financement

Un montant maximal de 2000 USD est disponible par chapitre éligible, par année civile. Les chapitres peuvent faire la demande de plus d’un événement par année civile, tant qu’ils ne dépassent pas le maximum de 2000 USD.  Les fonds alloués peuvent être utilisés pour :

• l’hébergement et les déplacements des conférenciers ;
• la location d’une salle ;
• les documents promotionnels, la couverture médiatique et le marketing ;
• la restauration (boissons comprises) ;
• autres fournitures et dépenses accessoires pour l’événement (veuillez spécifier dans votre demande).

Processus

Les chapitres souhaitant faire une demande de financement doivent compléter les étapes suivantes :

1. Signer le protocole d’entente (MoU).  Voir le document au format Word (PDF) ou au format Open office (ODS)

2. Compléter le Formulaire de demande

1. Il faut envoyer les formulaires de demande complétés au moins deux semaines avant la date prévue pour l’événement.
2. Compléter un budget d’événement (dans le cadre du formulaire de demande).  Voir le document au format Excel (XLS) ou au format Open office (ODS)

3. Envoi d’un rapport post-événement dans les 30 jours suivant l’événement.  Ce rapport doit comprendre les éléments suivants :

1. Rapport financier, notamment tous les reçus.
2. Rapport d’événement écrit, notamment un court article pour la newsletter des membres de l’ISOC.

Remarque importante : on contactera les demandeurs après l’envoi de leur demande afin de discuter de l’événement prévu et du suivi nécessaire après l’événement. Examinez les directives de création de rapports écrits et financiers avant d’envoyer votre rapport post-événement. Remarque : des photos haute résolution des événements sont les bienvenues et elles doivent être envoyées à chapter-suppport@isoc.org, avec l’autorisation du service communications de l’Internet Society de publier ces photos de l’événement dans les produits médiatiques de l’Internet Society. Le service des adhésions est chargé de l’administration du financement, y compris de l’examen et de l’approbation des demandes de financement ainsi que des exigences, pour le chapitre, d’envoi de documents avant et après l’événement.

Ressources disponibles pour les chapitres

Pour aider les chapitres à organiser des événements, l’Internet Society met à la disposition des chapitres des modèles et des documents que ces derniers peuvent personnaliser pour l’organisation de l’événement. 
Modèles :

• Lettres d’invitation à envoyer aux participants potentiels : format Word (DOC) format Open office (ODT)
• Feuille d’inscription pour les participants : format Word (DOC) format Open office (ODT)
• Formulaire de commentaires : format Word (DOC) ou au format Open office (ODT)
• Modèle de présentation au format Powerpoint (PPT) ou au format Open office (ODP)

Documents marketing accessoires :

1. Brochures ISOC, rapports annuels – commander le dernier rapport annuel

2. Stylos ISOC : contacter chapter-support@isoc.org

Outils de planification :

1. Check-list d’événement : format Word (DOC) format Open office (ODT)

2. Colloques

3. Outils en ligne pour le marketing des événements et l’inscription des participants tels que www.evite.com, www.socializr.com et http://myinvites.com.au

Documents utiles :

1. Guide pour lever des fonds pour les événements au moyen du mécénat (PDF) – Kevin Craemer, ISOC

2. Conseils de base pour organiser des évènements et des activités – Connie Kendig, ISOC

En développement :

1. Modèle et cadre pour le programme de mécénat des chapitres

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