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Financiación de eventos

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Para Internet Society, los Capítulos activos y animados son un importante recurso estratégico.  Por lo tanto, la iniciativa para la financiación de eventos de Internet Society respalda las actividades locales bien dirigidas que organizan los Capítulos destinadas a aumentar el número de miembros, un aspecto fundamental a la hora de cumplir los objetivos y la misión de Internet Society.

Una de las claves de la sostenibilidad de un Capítulo es su capacidad de buscar y atraer voluntarios.  Por tanto, el objetivo de este programa es proporcionar a los Capítulos un modo de llegar a sus nuevos miembros y a los que ya lo son, así como ofrecer oportunidades para aprender, participar en redes sociales e incrementar el perfil de Internet Society y el Capítulo en su comunidad local.

Aunque se espera que los Capítulos establezcan su propia fuente de financiación, tal y como indican las Políticas y procedimientos para establecer nuevos Capítulos, a menudo les faltan recursos financieros y los eventos colaterales necesarios para ello, a pesar del hecho de que se esfuerzan al máximo por garantizar la financiación a través de los ingresos procedentes de los miembros y los patrocinadores.  El objetivo de esta iniciativa es ayudar a los Capítulos anualmente (año natural) con una pequeña de cantidad de dinero para que inicien un programa de eventos (a diferencia de las reuniones de miembros periódicas).

Objetivos del programa

Los objetivos de este programa son los siguientes:

  • Proporcionar a los Capítulos un modo de conseguir financiación para organizar “eventos” con el objetivo explícito de buscar o conservar miembros;
  • Consolidar el impacto de las actividades y las iniciativas de Internet Society a nivel mundial a través de la estimulación de acciones locales complementarias.  Esto provocará que la sinergia y la cercanía con las actividades de Internet Society aumenten a nivel mundial, por lo que se consolidará el impacto de Internet Society en general a medida que trabajemos para cumplir nuestra misión colectiva;
  • Motivar a los miembros y a los delegados de un Capítulo en torno a una actividad común y, al hacerlo, reactivar el Capítulo;
  • Ayudar a identificar nuevos líderes que puedan hacerse cargo de la organización del evento;
  • Ofrecer la oportunidad de aumentar los ingresos del Capítulo;
  • Ayudar a desarrollar relaciones y alianzas nuevas o a fortalecer las ya existentes a nivel local;
  • Actuar como catalizador para permitir a los Capítulos realizar otras actividades;
  • Ayudar a los Capítulos a mantener su notoriedad dentro de la comunidad.

La financiación que se obtenga gracias a este proceso ayudará a los Capítulos a celebrar (como mínimo) un evento al año. 
Los eventos propuestos deben cumplir con las necesidades del Capítulo, y ser coherentes con los principios y los objetivos de Internet Society. Los eventos deben ser también compatibles con una (o varias) de las iniciativas estratégicas de Internet Society, o estar englobados dentro de las actividades actuales de Política y Educación, tal y como se indica en www.isoc.org/pubpolpillar/ y www.isoc.org/educpillar.

Antecedentes

Normalmente los Capítulos celebran dos tipos de reuniones.  El primer tipo es la reunión de miembros periódica en la que los miembros se relacionan entre sí e intercambian información y en la que se llevan a cabo las actividades habituales del Capítulo (elecciones, informes de actividades, presentación de nuevos miembros, etc.). El segundo tipo de reunión, conocido como “evento” (conferencias, seminarios, talleres) se celebra con menor frecuencia, a menudo anualmente.  Estos eventos suelen estar abiertos (y publicitados) a los miembros y a una comunidad más amplia, o bien al público en general, y están destinados a promover la misión de la organización en los campos de la política y la educación, así como a aumentar los fondos para las operaciones del Capítulo.

El programa de Financiación de eventos tiene como objetivo financiar “eventos” (tal y como se define anteriormente) a diferencia de las reuniones periódicas del Capítulo.  Sin embargo, esta distinción no siempre resulta clara y a menudo se celebran reuniones como “eventos”. Como consecuencia, esta distinción se ofrece como pauta y será evaluada por los directores del programa tras consultarlo con el Capítulo.  En la sección titulada “Financiación” se incluye un desglose de los fines para los que puede utilizarse el dinero. 
Los fondos de los Capítulos proceden de distintas fuentes dentro de los mismos Capítulos, entre las que pueden incluirse donaciones en especie, cuotas de los miembros del Capítulo (en caso de que abonen alguna cantidad) y patrocinios de empresas locales, gobierno e instituciones.  El borrador A Guide to raising funds for Events through Sponsorhip (Guía sobre recaudación de fondos mediante el patrocinio para la celebración de eventos) (PDF) preparado por Kevin Craemer, de Internet Society, puede contener información útil para los planificadores de eventos.  El documento es un borrador del Manual sobre Capítulos.

Criterios de participación

El programa está abierto a todos los Capítulos que cumplan con los siguientes criterios.

  • El evento debe cumplir con los objetivos y la misión de Internet Society;
  • El evento debe estar abierto al público cuando sea posible;
  • El Capítulo no debe haber utilizado aún los 2 000 dólares estadounidenses disponibles para la financiación de eventos durante el año actual.  (Es posible recibir financiación para una serie de eventos de menor envergadura (de coste inferior a 2 000 cada uno), sin embargo, la suma total nunca puede superar los 2 000 dólares estadounidenses al año);
  • Los solicitantes no deben haber recibido financiación para el mismo evento de manos del Programa de Subsidios Comunitarios ni ningún otro programa de Internet Society.

Financiación

La cantidad máxima es de 2,000 dólares estadounidenses por Capítulo que cumpla los requisitos y por año natural.  Los Capítulos pueden solicitar más de un evento durante un año natural siempre que no superen el máximo de 2,000 dólares estadounidenses.  Los fondos asignados pueden utilizarse para:

  • Gastos de alojamiento y viaje de los oradores;
  • Lugar del evento;
  • Materiales promocionales, cobertura de los medios de comunicación y marketing;
  • Comida y bebida;
  • Otros materiales e imprevistos (detállelos en el formulario).

Proceso

Los Capítulos que deseen solicitar financiación deben cumplir los requisitos siguientes:

1. Firmar el Memorándum de Entendimiento (MoU).  Consultar el formato Word (DOC) o el formato Open office (ODS)

2. Rellenar la solicitud

  1. Las solicitudes completadas deben enviarse como máximo 2 semanas antes de la fecha del evento planificado
  2. Presupuesto del evento (como parte de la solicitud).  Consultar el formato Excel (XLS) o el formato Open office (ODS)

3. Envío de un informe posterior al evento en un periodo máximo de 30 días a partir de la celebración de dicho evento.  Este informe debería incluir lo siguiente:

  1. Informe financiero, incluidos todos los recibos
  2. Informe del evento por escrito, incluido un breve artículo para el boletín de miembros de ISOC

Nota importante: Nos pondremos en contacto con los solicitantes tras el envío de sus solicitudes para hablar sobre el evento planificado y sobre las actividades de seguimiento necesarias tras la celebración del mismo. 
Consulte las directrices para crear informes financieros y escritos antes de enviar su informe posterior al evento. 
Nota: Las fotografías de alta resolución del evento o de los eventos siempre resultan útiles, y deben enviarse a chapter-suppport@isoc.org, junto con el consentimiento para permitir que el Departamento de Comunicaciones de Internet Society incluya la(s) foto(s) del evento en los productos que Internet Society prepara para los medios de comunicación. 
El departamento de Miembros es responsable de la administración de los fondos, lo que incluye la responsabilidad de estudiar y aprobar las solicitudes, así como los requisitos relativos a los envíos que deben realizarse antes y después del evento.

Recursos a disposición de los Capítulos

Para ayudar a los Capítulos a organizar eventos, Internet Society ha puesto a su disposición plantillas y documentos que cada Capítulo puede personalizar para organizar un evento. 
Plantillas:

Material de marketing:

1. Folletos de ISOC, informes anuales: solicite el informe anual más reciente

2. Bolígrafos de ISOC: póngase en contacto con chapter-support@isoc.org

Herramientas de planificación:

1. Lista de control de eventos: Formato Word (DOC) Formato Open office (ODT)

2. Talleres

3. Herramientas en línea para publicitar eventos y registrar a los participantes, como www.evite.com, www.socializr.com y http://myinvites.com.au

Documentos útiles:

1. A guide to raising Funds for Events Sponsorship (Guía sobre recaudación de fondos para patrocinar eventos) (DOC), Kevin Craemer, ISOC

2. Primer on organizing Chapter events (Manual para organizar eventos de los Capítulos), Connie Kendig, ISOC

En desarrollo:

1. Marco y plantilla del programa de Patrocinio de Capítulos

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