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Financement des Événements

Notions de base sur l’organisation d’événements pour les chapitres locaux

Introduction

L’organisation d’un événement nécessite une planification et une préparation intensives, sachant qu’une grande partie du travail commence quelques mois avant l’événement. La plupart du temps, les événements paraissent se dérouler comme sur des roulettes : tous les éléments suivent le programme prévu. La planification est la clé d’un événement de chapitre réussi.

Décision du thème de l’événement

Chaque événement suit un thème et un objectif desquels découleront l’organisation de l’événement, les publics ou participants cibles, les invités et l’approche marketing. En général, un événement de chapitre tel qu’une conférence régionale pour une communauté technique donnée intéressera les participants actifs dans ce secteur ainsi que les sponsors qui peuvent faire connaître leurs produits pendant l’événement.

En outre, le thème de l’événement ou du séminaire détermine également le type de canal marketing à utiliser pour la publicité. Il en va de même de l’équipe d’organisation qui doit connaître le thème de l’événement afin de bien identifier les participants cibles et les entreprises qu’il convient de démarcher.

Choix des lieux

Le choix des lieux dépend fortement de la taille de l’événement.  D’habitude, la taille est déterminée par le nombre de participants, les activités durant l’événement et par les besoins de locaux supplémentaires, lorsque nécessaires à des fins d’exposition.

La localisation et les standards de qualité des lieux sont également des facteurs d’importance. Il est toujours conseillé de visiter plusieurs lieux et d’examiner leur localisation, le niveau des services, l’ambiance et les coûts avant de prendre une décision.

Demandez quels sont les aménagements. Lorsque vous rencontrez le responsable de la location, il est important de s’assurer que le propriétaire des lieux en question vous permet d’afficher des accessoires de promotion de votre événement. Le responsable de la location doit expliquer les limites ou la disponibilité des éléments suivants :

  • Possibilité d’afficher des banderoles/panneaux/signalétique.
  • Toute restriction concernant l’affichage d’informations relatives à l’événement.
  • Disponibilité de bureaux d’information/concierge.

Visitez les locaux. Les locaux doivent être en bon état et l’intendant des locaux doit être prêt à parer à toute situation. Considérez les éléments suivants :

  • Taille adéquate de la salle et capacité à accueillir l’événement.
  • Flexibilité de modifier la disposition des salles/des tables.
  • Aucune obstruction visuelle dans la salle. Éclairage intérieur (flexibilité de modifier/tamiser certaines parties).
  • Possibilité de contrôler la lumière naturelle.
  • Distractions sonores limitées dans les couloirs/derrière les murs.
  • Accès proche aux WC.

Demandez quels sont les équipements audiovisuels disponibles. Presque tous les événements nécessitent un ou plusieurs appareils audiovisuels.  Confirmez la disponibilité de chacun des équipements suivants :

  • Internet haut débit (Ethernet/WiFi).
  • Microphones : micro cravate et sur pied (quantité nécessaire).
  • Projecteurs LCD et télécommandes.
  • Taille d’écran et possibilités d’obscurité appropriées.
  • Écrans plats, écrans de télé pour les besoins de vidéo.
  • Chevalets, tableaux blancs et fournitures.
  • Prises de courant (nombre et situation dans la salle).

Documentez votre budget.  Faites le total de tous les postes de dépense, notamment les postes suivants :

1. Coût du lieu de réunion.

2. Coût du traiteur.

3. Coût de la location d’équipements audiovisuels.

4. Coût des services administratifs.

5. Police de garantie.

6. Services offerts gratuitement.

7. Options de paiement.

Il existe différentes possibilités pour un lieu à faible coût.  En fonction de la taille de l’événement, on peut utiliser le lieu de travail d’un collègue, une salle de classe ou un amphithéâtre dans une université, ou un salon particulier dans un restaurant.

Si vous comptez servir des plats lors de l’événement, cela peut rapidement gonfler les coûts. En revanche, offrir une collation attire les gens, il faut donc trouver un lieu équipé en conséquence ou faire livrer les plats par un traiteur.  Les tarifs de restauration des hôtels sont souvent les plus élevés, confirmez donc auprès du personnel de l’hôtel si vous pouvez faire venir un traiteur de l’extérieur.

Créez un programme intéressant

Une fois que les hôtes comprennent que les gens aiment participer à des événements, il est aussi important de créer un programme qui en vaut le déplacement. Le programme doit se concentrer sur un seul thème et ne pas dépasser les participants.  Par exemple, l’exemple de programme de séminaire suivant (demi-journée) tient compte des besoins des participants :

  • 8h00 Arrivée et café/petit déjeuner
  • 8h45 Message de bienvenue
  • 9h00 Conférencier d’honneur
  • 10h00 Pause
  • 10h15 Discussion d’experts
  • 11h30 Mot de la fin

Respectez le programme et les horaires. Même avec le meilleur des programmes, les participants à un événement ont des préférences quant aux dates ou aux horaires. Pensez à ce qui suit lorsque vous choisissez les dates et heures de votre événement :

1. Les participants préfèrent le matin pour les séminaires.

2. Les participants préfèrent que les événements d’appréciation se tiennent immédiatement après le travail.

3. Les mardis et jeudis sont des jours de réunion couramment choisis.

4. Évitez, si possible, d’organiser une réunion un vendredi.

5. Évitez de prévoir des réunions les jours fériés ou la veille des jours fériés.

6. Pensez à la facilité de se rendre à l’événement.

Il est également important de se faire une bonne réputation de respect des horaires (commencer et terminer à l’heure).

Préparez une liste des personnes invitées

Les réunions réussies ont un thème particulier et un public cible pour ce message. Il est utile de préparer une liste des invités comprenant les noms des participants, même s’ils sont classés par ordre d’importance. Les hôtes font souvent l’erreur de préparer une liste générale des invités potentiels et puis ouvrent la réunion à tous. Cela peut fonctionner si vous essayez de remplir les places disponibles en invitant le plus grand nombre possible.

Une des clés pour attirer suffisamment de participants à votre réunion consiste à inviter les gens tôt et à continuer de leur rappeler l’événement, même s’ils ont confirmé leur participation. Il est important de générer de l’engouement pour l’événement. Les invitations imprimées classiques sont en ordre, mais il est également généralement acceptable de nos jours d’utiliser les technologies de l’information pour envoyer votre invitation. Essayez cette approche :

1. Mentionnez l’événement aux invités avant d’envoyer des invitations.

2. Envoyez un rappel de date au début du processus de planification (papier ou électronique).

3. Envoyez une invitation détaillée, notamment les moments forts du programme (papier ou électronique).

4. Envoyez à nouveau une invitation détaillée avec un mot personnalisé (électronique).

5. Appelez les invités de manière formelle et invitez-les à l’événement.

Marketing et publicité pour l’événement

Le marketing d’événement est de loin la tâche la plus essentielle et souvent la plus ardue de l’organisation d’événements. On la considère souvent comme étant le plus important facteur du succès d’un événement. C’est le cas parce que le nombre de participants à un séminaire dépend fortement de l’efficacité des activités de marketing et de publicité. L’atteinte des objectifs de l’événement dépend en grande partie de la façon dont ce dernier est « commercialisé ». Cela veut dire qu’une bonne stratégie marketing et un bon positionnement du séminaire doivent être adoptés pour pouvoir générer suffisamment d’inscriptions à l’événement.

La plupart du temps, les organisateurs d’événements qui possèdent d’importants moyens s’orienteront vers un marketing de grands médias tel que les journaux. On peut également envoyer des communiqués de presse à d’importants journaux afin de les sensibiliser à ce nouvel événement. De plus, on peut également acheter de grandes banderoles et affiches publicitaires pour annoncer l’événement dans les zones à forte circulation piétonne.

Le site www.vistaprint.com.au offre des possibilités d’impression à moindre coût. Cette société livre dans 120 pays.

Lorsque vous faites de la publicité dans la presse écrite, le magazine ou le journal choisi doit avoir comme lecteur-type le public cible de votre événement. De plus, tous les articles de presse doivent être rédigés de manière alléchante afin de mettre en lumière les avantages de la participation.

Toutefois, s’il existe des limitations budgétaires, le marketing hors média peut aussi faire des miracles. Si l’événement est consacré à un secteur particulier, on pourrait envoyer des télécopies en masse aux entreprises faisant partie de ce secteur. L’envoi en masse de courriels est devenu l’une des méthodes les plus économiques pour atteindre un large public cible. Toute base de données existante peut s’avérer très utile.

L’Internet Society a développé une série de produits qui peuvent être distribués lors des événements organisés par les Chapitres. Plus d’informations…

Collaboration avec les mécènes

La participation à l’événement de mécènes réputés permet d’augmenter la crédibilité de l’événement, mais aussi de réduire les coûts. Les mécènes peuvent également apporter leur contribution en termes de marketing car ils aident également à annoncer votre événement auprès de leurs clients. De plus, certains mécènes peuvent participer à la location des lieux en échange d’un espace d’exposition ou de publicité pour leur compte. Certains mécènes demandent aussi de pouvoir diffuser, auprès des participants, un message court sur leur société pendant l’événement. En savoir plus… (PDF)

Gestion des personnes et collaboration avec les conférenciers

Un séminaire ne peut être réussi sans les personnes qui l’organisent, ni sans les conférenciers qui partagent leurs connaissances avec les participants.  Invitez des conférenciers de grand calibre qui apportent leur réputation à l’événement et qui fourniront aux participants des informations pertinentes pour leur travail, secteur ou métier. Préparez les conférenciers à l’avance, collaborez à leurs présentations PowerPoint et informez-les à l’avance de détails pratiques, des horaires et du nombre d’auditeurs attendus.  Demandez-leur ce dont ils ont besoin, comme un projecteur ou encore des micros supplémentaires qui seront utilisés pour les sessions de questions-réponses.

Tout événement nécessite une bonne équipe de personnes s’occupant de tâches comme le placement, l’inscription, le service clientèle ainsi que la gestion des questions financières.  Expliquez bien à l’équipe tous les protocoles de l’événement afin d’éliminer toute possibilité de confusion ou d’erreur. Afin d’assurer un bon déroulement de l’événement, chaque personne doit bien comprendre son rôle. Pour ce faire, il faut préparer un programme détaillé mais aussi définir précisément les rôles et responsabilités de chaque personne. De manière idéale, le chef de projet doit contrôler toute l’équipe et s’assurer que chacun exécute efficacement les tâches qui lui sont imparties.  En outre, l’autorité est également déléguée au chef de projet de gérer les différentes parties prenantes comme le gérant des lieux, les mécènes et les exposants de l’événement.

Les chapitres, en particulier, travaillent avec une équipe de projet de bénévoles, il est donc essentiel qu’une personne prenne les rennes et qu’elle assume le rôle de chef de projet pour l’organisation de l’événement.

Le jour « J » : préparation, inscription, placement, retour d’informations

Toute la planification et les préparations du séminaire, représentant 80 % du travail total requis, se répercutent sur l’événement final qui ne peut durer que quelques heures ou quelques jours. Le jour précédent l’événement, visitez les lieux pour vous assurer que tout est en ordre et conforme aux exigences et aux spécifications. Les micros, projecteurs et les systèmes audio et vidéo doivent être vérifiés pour s’assurer qu’ils sont en état de fonctionnement optimal. Préparez une liste des accessoires nécessaires et faites transporter tous ces articles dans les lieux de la réunion au moins une journée avant l’événement. Le jour précédent l’événement, les organisateurs de l’événement doivent se rendre sur les lieux pour effectuer les préparatifs, notamment la mise en place de la décoration et des posters.

Le jour « J », l’équipe doit être présente sur les lieux au moins 1 heure et demie avant le début et doit être prête à recevoir les participants une demi-heure avant l’heure prévue de leur arrivée. Les inscriptions doivent être effectuées à l’entrée afin d’assurer un contrôle de l’accès. Les badges, les prix de présence et les programmes ou livrets d’événement sont remis à ce moment-là et les placeurs montrent aux participants leur siège dans la salle de l’événement.

L’équipe est également chargée de donner des conseils ou d’aider les participants durant l’événement. Enfin, il faut distribuer les formulaires de commentaires puis les recueillir auprès des participants afin de déterminer le niveau de satisfaction par rapport à tous les aspects de l’expérience d’événement. Cela permet de recevoir des indications, des idées et des conseils pour des améliorations futures.  [Lien vers le formulaire de commentaire]

Exemple : un séminaire

L’événement de type séminaire est peut-être l’événement le plus couramment organisé par les chapitres. La plupart des séminaires se déroulent sur une demi-journée ou une journée entière. Pour ceux qui entendent créer une check-list pour la planification d’un séminaire, ce qui suit permet de très bien structurer et planifier l’événement.

Et pour ceux qui prévoient une conférence sur plusieurs jours ou plusieurs séances, pensez à adopter une approche similaire. Toutefois, votre check-list de planification du séminaire sera tout simplement plus longue.

1. Confirmez les objectifs de l’événement

Avant de procéder à des recherches du lieu idéal pour la réunion, veillez à bien connaître les objectifs de base de l’événement.

  • Qui est le public ?
  • Quel est le thème du séminaire ?
  • Où doit-il avoir lieu ?
  • Pourquoi les gens vont-ils participer ?
  • Quel est le programme du séminaire ?

L’organisme Convention Industry Council a mis en place une gamme d’outils que l’on devrait considérer comme une excellente source de bonnes pratiques, et qui aide le planificateur d’événement ou de réunion à faire le suivi de tous les détails de la planification d’événement. Doté d’outils gratuits à télécharger, cela aide les planificateurs d’événement à créer une liste des détails pertinents. Ceci comprend (liste non exhaustive) :

  • Profil d’événement (date, horaires, lieux, contacts, etc.)
  • Coordonnées de l’organisateur/hôte de l’événement
  • Coordonnées des fournisseurs
  • Profil du participant
  • Espace nécessaire
  • Restauration (boissons comprises)
  • Exigences en audiovisuel
  • Mise en place de la salle

2. Création d’un profil d’événement

Une fois que le planificateur a défini divers aspects de l’événement, le moment est venu de rechercher les lieux possibles pour la réunion. Il est important de collaborer étroitement avec l’organisateur/hôte de l’événement pour déterminer le type de lieu et l’endroit le plus pratique pour le séminaire, tant pour l’organisateur que les invités (la liste des idées est presque infinie) :

  • Hôtel, palais des congrès, salle de restaurant, club privé, musée/galerie d’art

3. Décrivez les besoins du séminaire et demandez des propositions de lieux.

La plupart des lieux pouvant accueillir la réunion se feront un plaisir de présenter un devis pour un séminaire. La personne chargée des banquets ou de la location des salles a besoin des informations suivantes :

  • Date(s) possible(s) de l’événement
  • Nombre de participants
  • Configuration de la salle (salle de classe, en forme de U, etc.)
  • Heure de l’événement (doit comprendre la mise en place et le rangement)
  • Besoins de restauration (et boissons)
  • Besoins audiovisuels (notamment écrans, micros, etc.)
  • Mise en place de la salle

4. Confirmation et/ou élaboration du programme

Il est essentiel que la personne nommée planificateur de l’événement travaille étroitement avec l’organisateur de l’événement/hôte parce que le programme de l’événement changera fréquemment entre le jour de la conversation initiale et le jour « J » de l’événement. Le planificateur de l’événement doit être prêt à modifier le plan et à collaborer étroitement avec le gérant des lieux pour s’assurer que tout se déroule comme prévu.

5. Confirmation de l’accord avec le lieu de réunion

Une fois que le planificateur connaît le nombre de participants visé ainsi que les exigences pratiques pour le séminaire, il doit louer fermement la salle de l’événement et réserver les équipements nécessaires. La plupart des accords doivent permettre au planificateur de réduire/augmenter le nombre de personnes servies pour la restauration et les boissons, jusqu’à un certain nombre de jours avant l’événement. Cependant, de nombreux accords limitent la réduction possible du nombre de personnes à servir, il convient donc de faire une estimation au plus juste.

6. Création des communications et des documents relatifs à l’événement

Il s’agit d’un aspect auquel certains planificateurs s’intéressent alors que d’autres ne s’y intéressent pas. Pour l’essentiel, certains planificateurs de réunion seront responsables de chacun des aspects suivants :

  • Création d’invitations d’événement
  • Impression du programme et d’autres documents
  • Achat des cadeaux pour les participants et des prix de tombola
  • Production de badges
  • Expédition de la signalétique et des présentoirs de l’événement

7. Collaboration étroite avec l’hôte de l’événement pour finaliser la logistique

Le planificateur de réunion doit régler quelques aspects de la réunion avant l’événement. Entre autres, il convient de confirmer ce qui suit :

  • Conférenciers pour l’événement
  • Exigences en audiovisuel de l’événement
  • Nombre de participants à l’événement
  • Rôles et responsabilités de l’hôte
  • Besoins en équipements pour l’événement (vérifier plusieurs fois)

8. Mise en place de l’événement

Veillez à prévoir le temps nécessaire à la mise en place de l’événement, il est donc recommandé d’arriver environ 1h30 avant l’événement. Conseil : si le séminaire est prévu le matin, demandez au responsable des ventes du lieu de laisser votre équipe mettre en place l’événement la veille (mais ne laissez pas d’objets de valeur dans un site public).

Tous les documents, plaquettes, panneaux, présentoirs, cadeaux, tables d’inscription, badges et autres doivent être prêts pour l’événement.

Mise en garde : les conférenciers modifient parfois les transparents la veille de leur présentation et vous donnent de nouvelles présentations devant être ajoutés au PowerPoint 10 minutes avant l’événement.

9. Exécution de l’événement

Après vous être préparé, l’heure est venue pour le séminaire.  Attendez-vous à des choses comme :

  • Certains participants arriveront toujours en avance.
  • Certains participants arriveront toujours en retard.
  • On rencontre fréquemment un problème technique ou un autre.