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Financiación de eventos

Manual sobre la organización de eventos de los Capítulos

Introducción

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un Capítulo sea todo un éxito.

Establecimiento de la temática del evento

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento de un Capítulo, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento.

Selección de un lugar de celebración

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

  • Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección
  • Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.
  • Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

  • Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.
  • Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.
  • No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).
  • Posibilidad de controlar la luz natural.
  • Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.
  • Acceso cercano a los aseos.

Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

  • Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico).
  • Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios).
  • Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.
  • Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.
  • Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.
  • Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.
  • Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).

Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación:

  1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.
  2. Gastos de los servicios de restauración.
  3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.
  4. Gastos de servicios de oficina.
  5. Póliza de garantía.
  6. Servicios gratuitos.
  7. Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En función de la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para eventos de un restaurante.

Si está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sería conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauración en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio más elevado en lo que respecta a servicios de restauración, así que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones.

Creación de una magnífica agenda

Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio día tiene en cuenta las necesidades de los asistentes:

  • 8:00 a.m. Llegada y desayuno
  • 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida
  • 9:00 a.m. Ponente de apertura
  • 10:00 a.m. Descanso
  • 10:15 a.m. Debates de paneles
  • 11:30 a.m. Últimos comentarios

Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnífica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a dichos programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento:

  1. Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.
  2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo.
  3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.
  4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.
  5. Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones.
  6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar con puntualidad.

Realice una lista de invitados adecuados

Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo de dicho mensaje. Es importante realizar una lista de invitados que incluya asistentes adecuados, incluso si se clasifican en orden de importancia. Los organizadores realizarán una lista principal de posibles invitados e informarán del evento a los medios de comunicación. Esto funcionará si trata de completar el número de asistentes maquillando las estadísticas.

Uno de los aspectos principales para lograr un éxito de asistencia a su evento es invitar a los posibles asistentes con antelación, y recordarles el evento incluso si han confirmado su asistencia. Es importante suscitar interés en torno al evento. Las invitaciones impresas tradicionales son adecuadas, y hoy en día suele ser aceptable confiar en la tecnología para enviar las invitaciones. Pruebe este enfoque:

  1. Mencione el evento a los invitados antes de enviar las invitaciones.
  2. Envíe con antelación un mensaje de “reserve la fecha” en el proceso de planificación (en papel o en formato electrónico).
  3. Envíe una invitación detallada, en la que se incluya los puntos destacados de la agenda (en papel o en formato electrónico).
  4. Vuelva a enviar la invitación detallada con una nota personalizada (en formato electrónico).
  5. Llame a los invitados e invíteles formal y personalmente al evento.

Marketing y publicidad del evento

El marketing del evento es la tarea más importante y, con frecuencia, la más desafiante en la organización de eventos, y suele considerarse como el factor más importante del éxito de un evento. Esto se debe a que el número de participantes en un seminario depende en gran manera de la potencia de las actividades de marketing y la publicidad. Que el evento logre su objetivo o no depende en gran medida de la comerciabilidad de dicho evento. Esto significa que deben adoptarse el posicionamiento adeucado del seminario y la estrategia correcta de marketing para conseguir el número deseado de asistentes al evento.

La mayor parte de las veces, los organizadores de eventos que disponen de presupuestos holgados optan por opciones de marketing de pago, como los periódicos. También pueden enviarse comunicados de prensa a los principales periódicos, para dar a conocer el próximo evento. Además, también pueden adquirirse grandes pancartas y carteles publicitarios para anunciar el evento en zonas muy 
transitadas.

Puede encontrar una opción de impresión económica en www.vistaprint.com.au. Trabajan con 120 países.

Si utiliza publicidad impresa, el periódico o revista concretos que utilice deben tener el público objetivo de su evento como principal base de lectores. Además, todos los soportes impresos deben estar redactados de forma atractiva, y resaltar las grandes ventajas de participar en el evento.

De todos modos, si el presupuesto es un problema, el marketing “de guerrilla” también puede hacer maravillas. Si el evento se dirige a un sector concreto, se podría realizar un envío masivo de faxes a empresas de dicho sector. El envío masivo de mensajes de correo electrónico se ha convertido en uno de los métodos más rentables para llegar a grandes audiencias. Esto es realmente útil si el organizador del evento ya cuenta con una base de datos.

La Internet Society ha desarrollado una serie de merchandising que pueden ser distribuidos en los eventos de los capítulos. Leer màs…

Colaboración con patrocinadores

Conseguir que patrocinadores acreditados participen en un evento contribuirá a aumentar la credibilidad de dicho evento, además de reducir costes. Los patrocinadores también pueden servir de ayuda en el marketing, pues pueden publicitar su evento, además, entre sus clientes. Por otra parte, algunos de los patrocinadores pueden contribuir a pagar el alquiler del local a cambio de espacio publicitario o de publicidad para ellos mismos. Algunos patrocinadores solicitan además que se comunique a los participantes un breve mensaje de su empresa durante el evento. Más información… (PDF)

Organización del personal y trabajo con los ponentes

Un seminario no tendría nunca éxito sin las personas que lo organizan, o sin los ponentes que comparten sus conocimientos con los participantes. Invite al evento a ponentes de prestigio y buena reputación, que ofrezcan a los participantes información importante para su trabajo, sector o negocio. Prepare los ponentes de antemano y trabaje con ellos en sus presentaciones en Power Point, además de informarlos con antelación sobre los procesos logísticos, el calendario y el público que se espera. Atienda sus necesidades especiales, si existen, como puede ser la solicitud de un retroproyector o de micrófonos adicionales para utilizarlos en las sesiones de preguntas y respuestas.

Cualquier evento necesita un buen equipo de personas que se encarguen de tareas relacionadas con la acomodación, el registro, la atención al cliente y las finanzas. Familiarice al equipo con los protocolos necesarios para el evento, con el fin de eliminar la posibilidad de que se produzca alguna confusión o algún error. Para garantizar una ejecución impecable, todos deben estar familiarizados con sus funciones concretas. Esto puede garantizarse preparando una programación detallada de los eventos, junto con la descripción de las funciones y responsabilidades de cada persona. Lo ideal es que un jefe de proyecto controle a todo el equipo y se asegure de que todo el mundo desempeñe sus obligaciones de forma eficiente. Además, se delega en el jefe de proyecto la autoridad necesaria para tratar con todas las partes, entre las que se incluyen los propietarios del local, los patrocinadores y los expositores que participen en el evento.

Los Capítulos, en concreto, trabajan con un equipo de voluntarios, por lo que es fundamental que una persona tome las riendas y actúe como jefe de proyecto en la organización del evento.

Día D: preparación, registro, acomodación, comentarios

Todos los preparativos y la planificación del seminario, que constituyen el 80% del total del trabajo necesario, producen en último término el evento en sí, que puede durar solo unas horas o unos días. El día anterior al evento, visite el local para asegurarse de que todo esté conforme a los requisitos y las especificaciones. Debe comprobarse que los micrófonos, proyectores y sistemas de imagen y sonido funcionen perfectamente. Es necesario tener preparada una lista con todo lo necesario, y trasladarlo al local del evento al menos un día antes de su celebración. Los organizadores del evento deben comenzar a preparar el local, incluyendo la colocación de adornos y carteles, el día antes del evento.

El día del evento, el personal debe estar en el local al menos una hora y media antes del comienzo del evento, y debe estar preparado para recibir a los participantes media hora antes de la hora de llegada convenida. El registro debe realizarse en la puerta, para garantizar que todas las personas que accedan al evento estén autorizadas a hacerlo. Las etiquetas de identificación, los obsequios de bienvenida y los folletos o programas del evento se entregarán en este punto, y los acomodadores mostrarán a los participantes sus asientos.

El personal también será responsable de ofrecer asesoramiento o ayuda a los participantes durante el evento. Por último, deben distribuirse entre los participantes los formularios de comentarios y, a continuación, recogerse, para determinar su nivel de satisfacción en todos los aspectos del evento. Esto se hace para recibir sugerencias, ideas y consejos, con el fin de mejorar en el futuro. [Link to feedback form]

Ejemplo: un seminario

El seminario es quizá el evento que más suelen organizar los Capítulos. Y la mayor parte de los seminarios tienen medio día o un día de duración. Para los interesados en crear una lista de control con el fin de planificar un seminario, a continuación se ofrece una estructura de alto nivel para planificar y llevar a cabo un seminario.

Y quienes estén planificando una conferencia de varias sesiones o varios días, pueden adoptar un enfoque similar. Simplemente, la lista de control para la planificación del seminario será más larga.

1. Confirmar el propósito del evento

Antes de comenzar a indagar para seleccionar el local, asegúrese de conocer los objetivos básicos del evento:

  1. ¿Quién es el público?
  2. ¿Cuál es el tema del seminario?
  3. ¿Dónde debe celebrarse?
  4. ¿Por qué asistirá la gente?
  5. ¿Cuál es la agenda del seminario?

El Convention Industry Council (Consejo de la industria de los congresos) ha establecido una serie de herramientas que deben considerarse una excelente fuente de prácticas recomendadas, que ayudará al planificador de la reunión o del evento a no pasar por alto ningún detalle de la planificación del evento. Con herramientas de descarga gratuita, ayudará a cualquier planificador de eventos a crear una lista de detalles importantes. Entre estos detalles se incluyen:

  1. Perfil del evento (fecha, horario, ubicación, contactos, etc.)
  2. Información de contacto del organizador/coordinador del evento
  3. Información de contacto de los proveedores
  4. Perfil de los asistentes
  5. Espacio necesario
  6. Comida y bebida
  7. Requisitos de equipos audiovisuales
  8. Organización de la recepción/sala

2. Creación de un perfil de evento

Una vez que el planificador conozca los aspectos básicos del evento en cuestión, es el momento de buscar posibles lugares de celebración para la reunión. Es muy importante trabajar estrechamente con el organizador/coordinador del evento para establecer el tipo de lugar de celebración y el lugar más cómodo para celebrar el seminario tanto para el organizador como para los invitados (la lista de ideas puede ser interminable):

  • Hotel local Centro de conferencias local Restaurante privado Club privado Museo/galería de arte

3. Descripción de las necesidades del seminario y solicitud de propuestas sobre el lugar de celebración.

La mayoría de los encargados de los lugares de celebración estarán encantados de ofrecerle un presupuesto para un posible seminario. El contacto de ventas o de los servicios de restauración necesitará la siguiente información:

  • Posible(s) fecha(s) del evento
  • Número de asistentes
  • Estilo de la organización de la sala (aula, forma de u, etc.)
  • Tiempo del evento (incluyendo el tiempo de montaje y desmontaje)
  • Requisitos de comida y bebida
  • Necesidades de equipos audiovisuales (incluyendo pantallas, micrófonos, etc.)
  • Organización de la sala

4. Confirmación y/o desarrollo de la agenda

Es muy importante que la persona encargada de la planificación del evento trabaje estrechamente con el organizador/coordinador del evento, ya que la agenda cambiará con frecuencia desde el momento de la conversación inicial hasta el mismo día del evento. El planificador del evento debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con los encargados del lugar de celebración para garantizar que todo transcurre sin problemas.

5. Confirmación del acuerdo con el responsable del lugar de celebración

Una vez el planificador sepa el número de asistentes y los requisitos logísticos del seminario, deberá conseguir el lugar del evento y los requisitos relacionados. La mayoría de los acuerdos deberían ofrecer al planificador la oportunidad de reducir/aumentar los requisitos de comida y bebida hasta un determinado número de días antes del evento. Sin embargo, muchos acuerdos limitarán hasta qué punto podría reducir un grupo las cantidades, de modo que debe hacer un cálculo correcto.

6. Creación de materiales y comunicaciones de evento

Se trata de un elemento en el que algunos planificadores están involucrados y otros no. Fundamentalmente, algunos planificadores de reuniones serán los responsables de lo siguiente:

  • Crear invitaciones a eventos
  • Imprimir la agenda y otros materiales
  • Garantizar regalos/sorteos para los asistentes
  • Crear identificaciones
  • Enviar letreros y carteles para eventos

7. Trabajo estrecho con el coordinador del evento para ultimar los detalles relacionados con la logística

Antes del evento, hay un par de pasos importantes que un planificador de reuniones debe seguir. Se incluye la confirmación de lo siguiente:

  • Oradores del evento
  • Requisitos de equipos audiovisuales del evento
  • Número de asistentes al evento
  • Funciones y responsabilidades del coordinador
  • Necesidades relacionadas con los materiales del evento (debe comprobarse varias veces)

8. Organización del evento

Asegúrese de incluir en la programación el tiempo necesario para la organización del evento. Se recomienda llegar aproximadamente 1.5 horas antes del evento. Sugerencia: si el seminario está programado por la mañana, pregunte al contacto de ventas del lugar de celebración si su grupo podría organizar el evento la noche antes (pero no deje nada de valor en un lugar público).

Todos los materiales, folletos, carteles, letreros, regalos, mesas de inscripción, identificaciones, etc. deben estar listos para el evento.

Advertencia: a veces los oradores cambian las diapositivas la noche antes y proporcionan nuevas presentaciones que deben añadirse al programa Power Point 10 minutos antes del evento.

9. Realización del evento

Una vez preparado, será el momento de celebrar el seminario. Tenga en cuenta lo siguiente:

  • Algunos asistentes siempre llegan pronto.
  • Algunos asistentes siempre llegan tarde.
  • Suele surgir algún tipo de problema técnico.